インボイス制度が10月から始まりましたが、次に控えているのは『電子帳簿保存法』です。
中小企業はただでさえ事務処理にかける手間、コストがないというのに、、
本当にどうにかしてほしいものです。

実は電子帳簿保存法は、インボイスよりも前から施行されています。
制定自体は1998年。今日に至るまでにいろいろな改正がなされてきました。
そして令和6年1月1日以降についての改正がありましたので、ここで一度整理ができたらと思います。

それでは今回はこの『電子帳簿保存法』についてお話ししていきます。

電子帳簿保存法は大きく3つに分かれます。

1. 電子帳簿、電子書類
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ

それではひとつずつ見ていきましょう。

1．電子帳簿、電子書類

まずは、【電子帳簿、電子書類】についてです。

【対象のもの】
①会計帳簿や決算書類
②パソコンで作成した請求書、納品書、領収書などを取引先に「紙」で渡したときの書類の控え

【保存要件】
①の『会計帳簿や決算書類』は、基本的にはパソコン上のソフト（クラウド含む）を使用して作成していきますが、
そのソフトの中にデータが残っていて、いつでも見られるようにしておけば問題ありません。
会計ソフトや税務ソフトは毎年必ずバージョンアップがありますので、
過去のバージョンのデータもちゃんと見れるようにしておかないと要件は満たさないことになります。

少し怖いのは、会計ソフトを変更する場合などは変更前のソフトが使用できなくなり
過去データが見られなくなる可能性があるので注意が必要です。
特にクラウド会計は解約したり会社データを削除すると一切見られなくなる可能性が高いので要注意です。
解約する前に帳簿データなどはPDFなどでダウンロードしておきましょう。

ただし、税理士に顧問をお願いしている方であれば、この辺りは税理士側で保存してくれているケースが多いので、
あまり大きな心配はないと思われます。

※なお、訂正削除履歴が残るなどの「優良な電子帳簿」の要件を満たすと、
過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることができます。

②の『パソコンで作成した請求書、納品書、領収書などを取引先に「紙」で渡したときの書類の控え』についても
同様に、パソコン上に保存し、いつでも見られるようにしておけば問題ありません。
なお、よく耳にする「取引年月日、取引金額、取引先」で検索できるように、
という要件は「税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく」ことで不要になります。
いちいち「取引年月日、取引金額、取引先」ごとに管理するのは面倒なので、
ある程度分かるように保存しておけば良いということですね。

なお、これらについては、「紙」での保存でも問題ありません。
ただし、最近はパソコンで作成することが多いですし、管理も楽なので、
上記の保存要件で保存するのがよいと思われます。

2．スキャナ保存

次は【スキャナ保存】です。
なお、こちらも【電子帳簿、電子書類】と同様に、「紙」での保存でも問題ありません。
これを活用したほうがよい方は、書類は多くて管理が大変になっている
割と大きな会社が対象になってくると思います。
中小企業や特定の業界ではまだ紙文化が多かったりしますし、
スキャンをするコストも多大にかかります。
書類の管理コストとスキャンする人件費コストを天秤にかけて、
安くなるほうを選択すればよいと思います。

【対象のもの】
①取引先から「紙」で受け取った書類
②手書きで作成して取引先に「紙」で渡した書類の写し

【保存要件】
スキャナ保存は要件が数多くあります。
①書類の受領等したときから最長2ヶ月間＋7営業日以内にスキャン
②一定の解像度、カラー画像による読み取り
③タイムスタンプの付与（一定の場合を除く）、バージョン管理
④帳簿との関連性
⑤検索機能の確保　などなど

このスキャナ保存の要件を満たすためには、経理などの担当者がいることやシステム導入が必要なこともあり、
中小企業や個人事業主にとってハードルは高めに感じます。
その為、いままで通り、「紙」のまま保存することで対応するケースが多いと思います。

3．電子取引データ

最後に【電子取引データ】です。
さて、問題はこの【電子取引データ】です。
これはいままでのように「電子データ」でもらったものも「紙」に印刷して保存おけば問題ない、
ということはありません。
こちらは必ず対応しなければならないものになります。

【対象のもの】
①取引先などと電子データでやり取りした書類（注文書、契約書、請求書、領収書など）

【保存要件】
①改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る

⇒こちら事務処理規程の参考です。【参考資料（各種規程等のサンプル）】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

②いつでも見せることができるようにする（ディスプレイやプリンタ等の備え付け）
③「取引年月日、取引金額、取引先」で検索できる（範囲検索や複数項目での検索含む）
などになります。

なお、③については基準期間（2年前）の売上高が5千万円以下などの場合は不要となりますが、
「税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく」必要があります。

ただし、この【電子取引データ】は必ず対応しなければならない代わりに、猶予措置が設けられています。
例えば、システム等の整備が間に合わない、ルールに従って保存を行うための環境が整っていない事情がある場合は、
いままで通り「紙」での保存が認められます。 この中には、人手不足や資金不足も含まれます。
中小企業や個人事業主にとってはとてもありたがい措置ですね。

ただし、「電子データ」そのものは「税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく」
必要がありますので、「電子データ」は削除しないようにしてください。

さて、いかがでしたでしょうか？
インボイスの対応にようやく慣れてきたところで、今度は電子帳簿保存法。。
さすがにインボイスよりは業務へのインパクトは少ないと思いますが、
会社にとっては新たなコストがかかってくることになります。

コストがもったいないなぁ、、といえばそうなのですが、
できればこれをプラスに捉えて業務や書類管理フローの見直しを進めてみると、
結果的に効率化が図れてコストダウンに繋がる可能性もあると思います。

年末年始のこの時期に、一度いまの業務を振り返ってみてはいかがでしょうか？

来年はすぐ目の前まで迫ってきています。
年を越す前に少し重い話をしてしまいましたが、来年への備えとして考えていただけたらと思います。
それではみなさま良い年を。（2回目。時間があればまた投稿するかもしれません。）